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TOP > 時間管理 > 時間管理のコツ(TIPS)

時間管理というと「自己管理」や「自己実現」とか、「目標」などといった言葉が良く出てきます。でもこのページではそんな堅苦しいことよりも、限られた時間を少しでもトクする方法を述べています。「なんだ、こんなことか」と思うかも知れませんが、少しの違いが結局は大きな違いを生むのです。


順序を変えてみる
集合住宅に住んでる方はエレベータがあると思います。普通は、郵便物をポストから取り出して、エレベータを呼んで降りてくるを待ち、そして乗り込むといった手順だと思います。ではこの順序を変えたらどうなるでしょう。

まず最初にエレベータを呼び、その後郵便受をチェックしましょう。郵便物を取り出し終える頃にはエレベータが降りてきていますから、後は乗り込むだけです。

もっとも建物によってはこんな風にうまくはいかないでしょうが、普段やっていることが本当に効率良いのか。たまには考えてみてはいかがでしょうか。

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出張清算書は出先で書く
最近は出張旅費の清算もコンピュータでという処も多いでしょうが、いまだ紙だというアナログな方にお勧めな手があります。それは「出張旅費の清算書は出張中に書いてしまう」という方法です。一々手帳やPDAにメモしておいて、後で清算書に書くなんて二度手間でしかありません。外出時は出張旅費の清算書を持ち歩き、車中や時間が空いたときに書いてしまいましょう。

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出先からでも用件をチェックする
会社戻ったところ、Aさんに電話して欲しいとメモがありました。出張帰りで疲れているあなたは、早く帰りたいと思いながらも、しぶしぶAさんに電話します。幸いAさんの用事は大したものではありませんでしたが、それでもあなたの帰る時間は確実に遅くなってしまいました。

こんなことを避けるために、用件が溜まっていないか出先からでもチェックして、対応できるものは即やってしまいましょう。やってみればわかることなのですが、案外と多くの仕事は外出先でも処理できてしまうものなのです。

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電話はくるのを待たずにこちらから掛ける
電話して相手が居ないと、ついつい折り返しの電話を頼んでしまったりします。しかしこれは良くありません。こんなときは、相手が帰る頃にあなたから再度電話する様にしましょう。そうすれば「いつくるか分からない電話を待たなくてはならない」なんてことも無いですし、掛け直すまでの間は別のことに集中できるのです。

なお、MameoSandClockの砂時計を使うと、「再度電話する時間になったらアラームを表示する」ことができます。

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メールの受信は時間を決めて確認
ピンポーン。メールが来たようです...「なになに...○○健康食品のご案内...」つまらないメールに貴重な時間を割いてしまいましたね。

あなたはメールソフトの受信通知をオンにしていませんか。それも5分毎とか短い間隔で。そんなものは直ぐにオフにして、メールはあなたが決めた時間にまとめてチェックする様にしましょう。一日3回もチェックすれば十分です。だって郵便なんだもの。

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他人に仕事を頼む時はキチンと頼む
あなたは仕事が出来る人ですから、ついつい自分で何でもやろうとしてしまいます。でもやはり限界があります。時間を有効に使うには他人を上手く使えないといけません。

ただしこのとき、指示をいい加減にして頼んでは駄目です。作業内容を「サルに頼むつもり」で書いて渡してください。そうすればあなたの部下も安心して仕事が出来ますし、トラブルも減りますので、結果的には早く終わることになるのです。

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出張の準備は前の日までに
小学生の頃「学校へゆく用意は前の日に揃えること」と教わりましたよね。私はこれが出来ずにしばしば「忘れ物を家に取りに帰らせられました」。しかし仕事となるとそうは行きません。出廻り先ごとに袋を用意して、中に必要な物(書類や相手に関するメモ、現地での作業リストなど)を前日までに入れておきましょう。備えあれば憂いなしです。

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タッチタイピングをマスタしよう
一本指打法ではタイプの速度に限界があります。是非タッチタイピングをマスタしましょう。以下の方法で練習すれば、2週間もあれば十分です。
(1)普段打っているような文書を手本にして練習する。
(2)入力する指以外はホームポジション(asdf、jkl;)に置く。
(3)とにかくキーボードは見ないで打つ。

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先手必勝
災いの芽は気づいた時点で早くつぶしておくに限ります。例えば、ウイルス対策をしておく時間より、パソコンがウイルスに感染してから、それをとり除く時間の方がはるかにかかります。あなたに「あるかも知れないけど、まず無いだろう」と思っている心配事があるなら、事が起きる前に対策をしておきましょう。

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英語でGoogle
Googleなどでどうしても日本語で該当記事を検索できない場合は、英語の文書を探してみましょう。一発で見つかることが多々あります。

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セカンドプランを持つ
イギリスの作家「ジェフリー・アーチャー」(最近法廷侮辱罪で刑務所に入った人)の小説の中に、大事な用件にはセカンドプランを用意すべしという記述が出てきます。全ての場面には使えませんが、代替案を用意しておくことで、安心できますし不意のトラブルにも対応できるのです。

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断ることも大事です
無理な仕事を受けて苦労していませんか。忙しい人ほど仕事を頼まれるのが世の常ですが、一日は24時間しかありません。出来ないことは出来ないと言うべきです。

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先延ばしを止めよう
「明日があるさ」という歌がありますが、これを真に受けて安易に先延ばししてはいけません。延ばし続けた仕事は、そのうち一斉にあなたの肩に圧し掛かってきます。そうなると、パニック状態で仕事に手がつかなくなってもっと仕事が溜まってしまいます。そうならないために、片付けられる仕事はさっさと片付けてしまいましょう。

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優先順位づけも節度をもって
あまりに瑣末な仕事まで優先順位を付けて計画していると、それだけで時間を喰ってしまいます。「その他十把一絡げ」の仕事は優先順位など付けずにさっさと片付けてしまいましょう。

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名刺は溜まる前に整理しよう
たくさん溜まったのを整理しようとするから大変になるのです。一日に貰う名刺はそれほど多くは無いはず。名刺は貰ったらその日か次の日までに整理してしまいましょう。

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カゼをひかないようにしよう
病気になるとせっかくの予定がすっかり狂ってしまいます。特にカゼは要注意。手洗いやうがいをして、カゼをひかないようにしましょう。(私は手洗いとうがいで、数年以上カゼを引いていません)

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本の帯は捨てる
もし貴方が愛蔵家でなかったら、本の帯は捨ててしまいましょう。帯が邪魔になりませんので、読書に集中できますし、カバンに入れるときも引っかかりません。

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弁当持参
お昼休み、わざわざ混雑したところで食事を摂っていませんか。お弁当を持参して食べれば、外にでて戻ってくるまでの時間を他に使えます。

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同時に複数作業で時間短縮
「ながら勉強は良くありません」と子供の時に教わりました。しかし大人になってもそうしていると、時間は幾らあっても足りません。ならば、歯を磨きながらトイレに入ってもいいし、パソコンを起動している間に新聞を読んでも良い。同時に複数の作業ができないか、ちょっと工夫してみませんか。

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探し物の時間を減らそう
ものの本によると、我々は年間1週間以上の時間を探し物に費やしているとか。すべからく整理して、探し回らない様にしておきましょう。

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締め切りは自分で宣言
例えば上司(や客)から「xxをやっといてね」と期限があいまいな仕事を頼まれたとき、「そのうちやろう」と仕事を棚上していませんか。そうしてその仕事をスッカリ忘れてしまい....結局上司に大目玉。
このようなことにならないように、期限があいまいな仕事はあなたが期日を決めてしまいましょう。そしてあなたの方から「・・日には出します」と上司に答えてしまうのです。そうすれば上司も安心しますし、あなたにも緊張感が生まれます。

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駄目な道具は捨てる
使えない道具を無理して使う時ほどイライラすることはありません。その上、あなたの貴重な時間を消費してしまいます。そんな駄目な道具は捨てて、もっと良いのを使いましょう。

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過ぎたるは及ばざるが如し
ワープロソフトを使うと、手書きより時間がかかるということを聞きました。凝りすぎるからだそうですが、何事も、ほどほどが肝心です。

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無料のサービスでも時間はタダじゃない
読んでいないメールマガジンを調べたら、私の場合なんと5通もありました。読まずにゴミ箱行きにするだけでも少しは時間がかかります。幾ら記事はタダだとしても、貴重な時間を損していたことになりますね。

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無理して読んでも(観ても)得るもの無し
ときおり、「ああっ、こりゃ失敗だ」と思う本や映画にあたることがあります。そんなとき「もったいない」からと読み(観)つづけていませんか。もったいないのは「既に払ったお金より、失敗につきあっている時間」ですよ。

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バランスを取って仕事をこなそう
複数の仕事にたずさわっていると、忙しさにまかせて仕事のバランスが崩れることがあります。これを放っておくと、傾きすぎた船がひっくり返る様に、回復することができなくなってしまいます。片方の仕事がおろそかになっていると感じたら、丸一日か二日、そっちの方のだけに時間を割り当てて仕事をこなし、バランスを回復しましょう。

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New! 作業の時間を記録してみる
何日か自分の仕事時間の記録を取ってみましょう。無駄な時間の使い方なんかが見つかりますし、よりうまく時間を計画して使えるようになります。

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たまには全てを忘れてしまう
ファストライフだとかスローライフだとか言われていますが、どっちが正解なんてことはありません。たまには時間管理なんてことも忘れて、家族や大事な人と楽しい時間を過ごしましょう。

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