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間違っているのはあなたのせいではありません

 なぜ正しい方法でスケジュール管理できないのでしょうか。それはあなたのせいではありません。現状のスケジューラソフトが間違った思想で設計されているからです。

PCにカレンダとTODOリスト?付き

 昔評判だったスケジューラといえば、ロータスオーガナイザーです。これは「システム手帳を模したユーザインタフェースで判りやすい」との評判でした。でもなぜコンピュータなのに手帳をまねたのでしょうか。

 「コンピュータを使った効率的なスケジュール管理とはどういう物か」を考える必要があったのに、「システム手帳と同じにしておけば、使い方は誰でも判るだろう」と安易に考えたのではと勘ぐりたくなります。

 その後MS社がOUTLOOKなる同種のソフトを出しました。ワープロなどと一緒に最初から付いていたりしますので、かなりシェアを伸ばして現在に至っています。しかしこのOUTLOOK、色々豊富な機能はありますが、基本的な考え方はオーガナイザーと同じ、紙の手帳にある予定表とTODOリストをそのまま実装しています。

 これらの設計思想では、TODOの消化予定をいちいち予定表に記入して管理するというのは、大変わずらわしい作業になってしまいます。次第に面倒になり、結局は「TODOだけを使っている」という方々もいらっしゃいます。

TODOリスト?△付き

 「TODOだけを使っている」という方が多いのには、実は理由があります。イベントの予定よりも作業の方が大切だからです。例えば結婚式という大イベント。そのイベントを大過なく終わらせるには、日取りを決めるとか式場の確保とか多くの作業(TODO)をこなさなくてはなりません。実際これがうまくゆかなくてマリッジ・ブルーになる方もいらっしゃるでしょう。

 そうならないためには、イベントのために「やるべきこと(TODO)」をきちんと管理する必要があるのです。多くの本に「マスターリスト(TODOリスト)が大切」だと説かれていても、予定表が大事との記述はほとんど無いのはそのためです。

 ではTODOリストがあれば事は足りるのでしょうか。実際に試してみました(ほぼ2年間EXCELで管理した経験があります)が、満足はできませんでした。TODOリストでは「作業が一覧となって並んでいる」だけなので、日々の作業の量が見えないし、日時に沿った計画がしづらいのです。

 じゃあ「TODOリストの項目を日時で管理できるように、予定表に記入しよう」となると、あれれ、前に戻ってしまいました。これこそが、多くのスケジュール管理ソフトが落ち込んでいるパラドックスです。

 そしてこのパラドックスを解くのは「予定もTODOも一元管理する」という実に簡単な事なのです。

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