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予定表とTODOリストの使い方を間違っていませんか

 システム手帳や多くのスケジュール管理ソフトでは、予定表とTODOリスト(するべきこと)という形でスケジュール管理を行っている様です。この場合次の様にするのが正しいスケジュール管理の方法です。

カレンダとTODOリスト

(1)TODOを見て残っている作業を確認する。
(2)(1)で見つけた作業を行う作業日時を決め、予定表に記入する。
(3)予定表に従いTODO項目をこなす。
(4)作業が済んだらTODOリストから消す。

 これを見て「私はその様にしている」と思った方はほとんどいらしゃらないでしょう。そういう方の今使っている予定表、予定が無い日はスカスカになっていませんか。スカスカだという方、その空いた時間帯、あなたは遊んでいるのでしょうか。

カレンダとTODOリスト?付き

 いいえ、資料を作ったり上司に報告したりと、たくさんの仕事をしているはずです。それなのに予定表をスカスカにしておいたら、「忙しいのに予定は空いている」ので、「作業をしなくてはならない時間に別の予定を入れてしまう」ことになりますし、予定表とTODOが別だと、「予定表には無い」のですから、当然「やるべきことを忘れてしまう」ことになるのです。

 ですから「やるべきこと」も、それをやる時間を決めて予定表に載せておく必要があります。そしてこれができると時間管理の質が大幅に向上し、時間に自分が使われているのではなく、時間を自分がコントロールしているのが実感できます。

カレンダにTODOも記入○付き

 しかし、言うは易し行なうは難しです。これを実際にOUTLOOKや手帳でこなすのはとても大変です。TODOから予定に手で移すだけでも面倒ですし、予定欄が狭苦しくて全部の仕事は入らなかったりします。結局作業は全てTODOリストで管理し、イベントだけを予定表に入れているのです。


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